Milyen digitális és automatizációs megoldásokra van igény HR területen?
A HR területen az automatizált megoldások skálája igen széleskörű ezért a teljesség igénye nélkül, emelnék ki néhány példát, amely látványosan hatékonyabbá teszi a HR munkáját. A személyügyi adatbázis kezelés területén a dolgozóhoz köthető adatokból automatikusan generálódnak a munkaidő beosztáshoz és szabadságoláshoz szükséges adatok. Eddig ezt külön adatlapokat nézegetve kellett a beosztásokat elkészíteni és a szabadságokat kiszámítani. Egy HR szoftver már az előzetes adatok alapján segíti a felhasználót a beosztások és szabadságok megtervezésében. A másik nagyon erős terület a munkaidőkeretes foglalkoztatás. Itt rengeteg szabályt kell figyelembe venni a helyes nyilvántartáshoz és az időadatok kiszámításához, komplex beosztások tervezéséhez. Ez hagyományos módon több napot vagy órát vehet igénybe, de szoftverrel néhány gombnyomás az egész. Ez szintén igaz a munkaidő nyilvántartásra pótlékszámításokra és szabadságok tervezésére is. A digitális asszisztens funkciók pedig automatizálva küldenek értesítőket a megfelelő személyeknek. Jól jön például üzemorvosi vizsgálatok, tréningek szervezése esetén, vagy munkaeszköz beszerzésnél, de vállalati kommunikációban is nagyon hasznos az automatizált értesítők és üzenetek hiszen esemény alapon lehet előre beállítani üzeneteket. Jól jön ez például onboarding folyamatban. Egy különösen kézzelfogható példa az automatizált dokumentumkitöltési alkalmazás. Egy év eleji munkaszerződés változás esetén akár 1-2 hónapot is tartott a megújítás folyamata egy nagyvállalatnál. A megoldásunkkal 500 munkaszerződés elkészítése körülbelül 3 másodpercet vesz igénybe. A fenti példákon túl rengeteg dologra van igény a HR szakemberek részéről és legalább annyira van megoldás is ezért mindig azt javasoljuk, hogy érdemes a szervezetnél megvizsgálni a jelenlegi folyamatokat és utána korszerű digitális megoldást keresni rá.
Mi a véleményed a mesterséges intelligenciáról (AI)? Milyen etikai kérdések merülnek fel az AI használatát illetően akár jelölt, akár toborzói oldalon?
Én úgy látom az etikai kérdések eddig is megvoltak csupán az AI előretörése helyezte őket a fókuszba. Itt arra gondolok, hogy az szoftveres megoldásnak beleértve az AI-t az emberi tevékenységet kell segítenie, de az embernek kell ellenőrizni és jóváhagyni vagy felülértékelni és beavatkozni az AI vagy szoftver munkáját. Konkrétabban eddig is léteztek teljesítmény értékelő megoldások vagy kompetenciát figyelembe vevő alkalmazások és olyan felhasználót segítő megoldások a HR szoftverek területén, ahol szükséges, hogy az ember értékelje és felülbírálja a szoftver eredményeit vagy javaslatait. Ez etikai és törvényi szempontból mindenképp szükséges. A mesterséges intelligencia egy forradalmi lehetőség, de szoftver fejlesztő oldalról csak úgy lehet bevezetni, ha előtte az adott feladatnak megfelelően alaposan tesztelik. Továbbá csak olyan megoldás a helytálló, ahol az autonóm szoftveres folyamatba be vannak csatornázva azok az állomások, ahol az ember felülbírálhatja és jóváhagyhatja az AI megoldásait. Ha ezeket a szempontokat figyelembe vesszük akkor az AI páratlan lehetőségeket biztosít a HR területén és segíti a szakemberek munkáját.
Milyen kihívásokat és lehetőségeket látsz az automatizáció térnyerésével kapcsolatban?
A legnagyobb kihívás, hogy a jövőbeni felhasználók mennyire nyitottak a digitalizáció és egyben az automatizálás iránt. A tapasztalatunk az, hogy vannak olyan a cégek és szakemberek, akik korai befogadóként, keresik a legújabb megoldásokat és nyitottak minden új innovációra. Ők jellemzően tisztában vannak vele, hogy az automatizálással és a digitalizálással erőforrást szabadítanak fel, amely a vállalat működésére fordítható. A többség azonban inkább abban azt az attitűdöt képviseli, hogy ,,tudom, hogy kell digitalizálnom, automatizálnom, de nem tudom, hogyan csináljam”. Sokan pedig tartanak az innovációk bevezetésétől, mert úgy vélik ez túl sok nehézséggel járhat nekik. Régen ez csakugyan így lehetett, de mára egy komolyabb automatizálási vagy HR szoftver bevezetési projekt, profi csapattal, rendkívül egyszerű és gyors folyamat tud lenni, amely nem okoz különösebb kényelmetlenséget a vállalat számára. A legnagyobb lehetőség az automatizálással kapcsolatban, hogy felszabadítja a felhasználók és a vállalat erőforrásait. A mi HR adminisztrációs területünkön az automatizálás azt jelenti, hogy a megszabadulnak a repetitív és időigényes adminisztrációs feladatoktól, továbbá azt, hogy az automata funkciókkal és értesítőkkel egy digitális asszisztenst is kap a felhasználó. Ennek az az egyenes ági következménye, hogy a felhasználók az idejüket a komolyabb szakmai feladatokra tudják fordítani. Végeredményben javul a hatékonyság és nő a produktivitás.
Mik azok a személyes értékek és elvek, amelyeket fontosnak tartasz az emberek kezelésében és a munkahelyi kultúra építésében?
Fontosnak tartom az önállóságot a cégen belül és mivel HR szoftverekkel foglalkozunk ezért tudjuk, hogy teret kell adni az innovációnak. Ezt a légkört úgy lehet a legjobban megteremteni, hogy a munkatársaink sok projektben -vagy annak kidolgozásában- szabad kezet kapnak és mindig van mód őszintén megvitatni egy-egy kérdést mind a projektjeinkkel, mind a cég stratégiájával kapcsolatban. Úgy szoktuk mondani ,,emberarcú cég vagyunk”, ami azt jelenti, hogy laza környezetben támogatjuk a nyitott kommunikációt és kezdeményezéseket. A cég kultúrájának építőköve ez a sallangoktól mentes, kapcsolódás a munkatársak között is. Ezen kívül mindig fordítunk időt arra, hogy jól érezzük magunkat egy-egy csapatépítő keretében. Kollégáink jelentős része 4-8 éve van a cégnél, ami azt gondolom, hogy kitűnő visszajelzés arról, hogy nem csupán egy munkahely vagyunk, hanem egy olyan cég, amit magukénak éreznek a munkatársak.
Az elmúlt évek alatt összegyűlt tapasztalatotok alapján, mit mondanál, mi a legnagyobb értékteremtő képességetek?
A teljes cég számára az, hogy hatékonyabbá tesszük a HR folyamatokat a cégen belül, ami nagyvállalatok esetében kimutatható előnyökkel jár. A menedzsment számára az, hogy tervezhetővé válik a munkaerő gazdálkodás, és döntéstámogató funkcióinkkal jobb stratégiai döntéseket tudnak hozni a munkaerő felhasználására. Kiemelt ügyféltörődési projektjeinkkel a bevezetés kockázatmentes és kényelmes folyamat. A HR osztály számára az, hogy hatékonyabbá válik az adminisztrációs folyamat, kevesebb lesz a kézi adminisztráció. Az automatizált feladatokkal pedig több szakmai feladatra tudják fordítani az idejüket. A vállalat dolgozói számára az, hogy az önkiszolgáló megoldásainkkal kényelmesebb lesz a HR adatkezelési ügyvitelük.
Milyen célokért dolgozik a csapatod a mindennapokban?
Célunk, hogy az informatika segítségével könnyebbé tegyük a HR szakemberek és a felhasználóink életét. A mindennapokban folyamatosan kutatjuk azokat a belső folyamatokat a cégeknél, amelyek hagyományos úton (papíron, táblázatokban) felemésztik a vállalat erőforrásait és időt rabolnak el. Célunk, hogy ezen területek azonosításával olyan digitális alkalmazásokat ajánljunk, amelyek garantáltan megoldást nyújtanak. Harmadik fontos célunk, hogy a legjobb dolog legyen OLM Rendszer felhasználónak lenni, ezért a HR szoftverünket úgy fejlesztjük, hogy élmény legyen a használata. Továbbá kiemelt törődést biztosítsunk minden partnerünknek, amelyet kizárólag nálunk vehet igénybe, legyen szó díjmentes ügyfélszolgálatról vagy egyéb szoftvertámogatási megoldásról (implementáció, képzések, workshopok).
Köszönjük a válaszokat Erzse Tibornak, az OLM Ügyvezetőjének!
